Los datos son un activo importante para las empresas. Para aprovechar al máximo el potencial de los datos, es esencial una buena gestión de los mismos. En esta entrada del blog, queremos destacar los retos de la gestión de datos y presentar las mejores prácticas sobre cómo las empresas pueden generar el máximo valor de sus datos.

La gestión de datos como ventaja competitiva

El término gestión de datos abarca la creación, el mantenimiento, la seguridad y el uso de los datos. En una empresa, todos los elementos del ciclo de la información están interconectados. El objetivo es que los empleados tengan acceso a datos correctos y actualizados y los utilicen.

Cuanto mejor se gestionen los datos, más eficazmente podrán interactuar entre sí los distintos equipos y más rápidamente podrán tomarse decisiones que, no en vano, constituyen la base de nuevos modelos de negocio. Una gestión de datos buena y profesional es, por tanto, una ventaja competitiva decisiva.

Fundamentos de la gestión de datos: creación, garantía de calidad y tratamiento de datos

Se recomienda un enfoque coordinado para una gestión eficaz de los datos. No sólo es importante la gestión de datos maestros, sino también un control de calidad exhaustivo y una estructuración razonable de los datos.

Gestión de datos maestros: la base para tomar decisiones eficaces

El núcleo de la gestión de datos es la gestión de datos maestros. Esto garantiza que las empresas basen sus decisiones en una base de datos única y correcta. La información procedente de todas las fuentes existentes se reúne de forma centralizada. La calidad y fiabilidad de los datos son elementales.

Gestión de la calidad: garantizar datos uniformes y correctos

Para garantizar la calidad de los datos, hay que comprobarlos. Esto incluye, por ejemplo, la búsqueda y corrección de entradas duplicadas o incorrectas. El tratamiento de los datos se basa en directrices de gestión de datos.

Almacenamiento de datos: estructuración de masas de datos

Las empresas generan cada día una enorme cantidad de datos. Para utilizarlos eficazmente, además de la calidad es importante la estructuración. Mediante una Gestión de almacenes de datos se proporciona la infraestructura necesaria para almacenar, agregar, analizar y procesar de forma significativa la información recopilada.

Volumen de datos, falta de experiencia y silos de conocimiento como reto

Para muchas empresas, la implantación de la gestión de datos es todo un reto. La gran cantidad de datos que ya existen en la empresa y su aumento diario provocan una demanda excesiva. El problema se complica con los llamados datos ROT (Redundantes, Obsoletos, Triviales). Esto significa que en la empresa se almacenan muchos duplicados e información superflua. Por un lado, esto ocupa un valioso espacio de almacenamiento, pero por otro también dificulta el seguimiento y la concentración en los datos importantes.

Además, en muchas empresas existen silos internos de conocimiento. Los datos no se almacenan de forma centralizada, sino que sólo están disponibles para cada empleado. En consecuencia, no se conocen todas las fuentes de información. Por eso, en la primera fase de implantación de la gestión de datos es importante identificar todas las fuentes y lugares de almacenamiento. El objetivo es conectarlas entre sí y poner así los datos a disposición de toda la empresa.

Otro reto es la falta de conocimientos y experiencia en la gestión de datos. En muchas empresas no hay empleados debidamente cualificados. Por eso merece la pena contar con especialistas y expertos con experiencia. Éstos pueden analizar la situación de la empresa y prestar apoyo específico en la creación de un concepto. Este concepto determina cómo y según qué criterios se deben preparar, clasificar, cribar y categorizar los datos. Mediante la formación específica de empleados y directivos, la gestión de datos puede establecerse sin problemas y de forma sostenible.

La gestión inteligente de datos se basa en la mentalidad correcta y las soluciones adecuadas

Las empresas no deben dejarse disuadir por los retos iniciales de la gestión de datos. Una vez superados éstos, el manejo satisfactorio de los datos proporciona una ventaja competitiva estratégica. Las siguientes recomendaciones y buenas prácticas constituyen un valioso apoyo.

La gestión de datos tiene muchas finalidades

Es esencial no ver la gestión de datos como una solución a un problema concreto. Más bien debe verse como una forma de hacer que todos los datos estén disponibles de forma transparente. De este modo, la gestión de la información sirve para muchos fines: por ejemplo, desarrollar nuevos modelos de negocio, asegurar la información en caso de siniestro y cumplir la legislación.

Utilizar el software de gestión de datos adecuado

El software de gestión de datos permite gestionar los procesos con facilidad y rapidez. Las plantillas permiten a los usuarios gestionar los datos sin errores, y el sistema supervisa y garantiza los aspectos relacionados con la protección de datos. La selección de una solución adecuada debe basarse en un catálogo de requisitos.

Reducir los costes de almacenamiento

La creciente cantidad de datos también aumenta el consumo de recursos de infraestructura. Esto repercute directamente en los costes. Por lo tanto, es aconsejable buscar formas de reducir los costes de almacenamiento. Las soluciones de gestión del almacenamiento pueden mostrar de forma transparente los costes incurridos. Esto permite identificar posibles ahorros, por ejemplo en forma de eliminación de datos ROT o migración a un almacenamiento más rentable.

Reducir las fuentes de error

Otro requisito para una gestión buena y eficaz de los datos propios es la menor susceptibilidad posible a los errores. En este contexto, es ventajoso que el número de intervenciones humanas en los procesos sea el menor posible para evitar errores.

Por este motivo, la garantía de calidad según el principio de los cuatro ojos también tiene sentido para reducir de forma sostenible el número de errores en la gestión de datos y garantizar una base de datos fiable y cualitativa.

La potente inteligencia artificial garantiza la fluidez de los procesos

Sobre la base de Inteligencia artificial y el aprendizaje automático pueden utilizarse para automatizar y optimizar muchos procesos. Por lo tanto, el uso de un Solución de gestión de datos junto con IA especialmente gratificante. Por ejemplo, para comprobar automáticamente si hay errores en la introducción de datos. La IA también puede utilizarse para enriquecer automáticamente los datos de los productos, por ejemplo, lo que acelera enormemente la introducción de datos.

Gestión y seguridad de los datos: atentos al RGPD

La gestión de datos personales se ajusta al Reglamento General de Protección de Datos. La gestión profesional de los datos garantiza un almacenamiento y un uso conformes con la DSGVO. Además, los informes relacionados con el cumplimiento pueden crearse fácilmente a través de los datos recopilados de forma centralizada.

Con una gestión adecuada, las empresas se benefician del activo de los datos

Las empresas tienen que adaptarse a las exigencias de los tiempos actuales. Cada vez es más importante disponer de datos fiables para tomar decisiones seguras y acertadas y desarrollar nuevos modelos de negocio. Una buena gestión de los datos ayuda a las empresas a gestionar y utilizar de forma sostenible todos los datos pertinentes y crea ventajas competitivas.