¿Cómo pueden las empresas llevar a cabo con éxito proyectos de digitalización? ¿Cómo poner en común los conocimientos e impulsar las innovaciones? Las herramientas de casos prácticos son un instrumento eficaz para mantener una visión de conjunto y poner en práctica ideas con visión de futuro. Para las empresas a partir de cierto tamaño, un sistema de este tipo es casi indispensable. Mostramos qué posibilidades ofrece una herramienta de casos de uso y en qué puntos difieren los proveedores.

El reto: falta de estructura para desarrollar casos de uso 

 
Una herramienta de casos de uso es una herramienta digital que alivia la carga de crear, evaluar y analizar casos de uso. Porque a muchas empresas les resulta difícil formular datos correctos y conceptos de desarrollo de IA a partir de una idea de producto. 

Por un lado, esto se debe a la falta de una estructura uniforme. Muchas empresas aún no han definido procesos para el desarrollo de casos de uso. Con la ayuda de una herramienta de casos de uso, se pueden crear estructuras que especifiquen procesos claros. Por otro lado, también facilita la ponderación de ideas para determinar con qué priorización deben avanzar los casos de uso y en qué recursos deben gastarse.  

Por otra parte, en muchas empresas existen silos de datos. Esto significa que la información necesaria para desarrollar los casos de uso está distribuida en muchos sistemas. Esto significa que hay que recopilarla en un proceso que lleva mucho tiempo y que no está disponible de forma centralizada.

Aproveche las ideas de forma centralizada con herramientas de casos de uso 

 
Una herramienta de casos de uso resuelve todos estos problemas. Proporciona transparencia sobre los distintos casos de uso en su estado actual de desarrollo. Además, la solución permite evaluarlos y priorizarlos.  

Una herramienta de este tipo es importante para que el nivel directivo, entre otros, pueda hacerse una mejor idea del nivel de madurez digital de la empresa. 

Otra ventaja es la integración directa con otras soluciones de software. Esto significa que la información necesaria está rápidamente disponible.  

Además, las empresas se benefician de las estructuras sencillas y claras y de la facilidad de acceso. Esto significa que todos los empleados de la empresa pueden presentar un caso de uso y también trabajar en él. Esto reduce los umbrales de inhibición y garantiza el acceso a los conocimientos e ideas de todos los empleados.

Requisitos previos para el éxito de las herramientas de casos prácticos 

Por tanto, las herramientas de casos de uso ofrecen muchas ventajas en el desarrollo de casos de uso. Sin embargo, si la solución no se utiliza en las condiciones adecuadas dentro de la organización, puede tener un impacto negativo en el rendimiento. Las condiciones necesarias incluyen, por ejemplo 

• Formación de los usuarios: si los usuarios reciben una formación adecuada sobre el uso de la herramienta y el proceso de desarrollo, pueden evitarse retrasos en el transcurso del proyecto y aumenta la satisfacción de los clientes finales. 
• Utilizar métodos de desarrollo estructurados: los equipos con procesos claros se benefician de las herramientas de casos de uso, mientras que los grupos de proyectos con procesos menos ordenados encuentran problemas. 
• Evitar la resistencia del personal: algunos empleados se niegan a utilizar la herramienta de casos de uso por motivos de preocupación. Por ejemplo, una herramienta para desarrollar casos de uso se considera superflua debido a los buenos conocimientos técnicos. Otros empleados temen que una solución de este tipo pueda amenazar su puesto y sustituirles. Por tanto, es importante abordar estas preocupaciones desde el principio e implicar a los empleados a través de la gestión del cambio durante la implantación del software.  

Otro obstáculo en la introducción de una herramienta de casos de uso pueden ser los costes. Los precios varían según el proveedor, pero también hay costes de formación y mantenimiento. Por lo tanto, antes de implantar una herramienta de casos de uso, conviene comparar los costes con las ventajas y beneficios esperados. 

Visión general de las distintas herramientas de casos prácticos 

 
En la actualidad, el número de herramientas de casos de uso en el mercado sigue siendo manejable. Sin embargo, la línea divisoria con otras soluciones, como el software de innovación, es a menudo difusa. Por lo tanto, a continuación se enumeran tres herramientas de casos de uso a modo de ejemplo. 
 

Es importante elegir una solución que ofrezca a la empresa las funciones que necesita. Por eso, antes de elegir una herramienta, recomendamos definir las necesidades individuales.  

Casebase: gran eficacia gracias a la inteligencia artificial 

Casebase es una plataforma alemana de gestión de la innovación que se centra principalmente en el desarrollo de casos de uso a lo largo de los procesos de desarrollo de datos e IA. Gracias al bajo esfuerzo de aprendizaje y al control intuitivo, es efectivamente posible involucrar a cada empleado en la creación y el desarrollo de Casos prácticos para incluir.  

El software se centra claramente en la gestión de la innovación. Ofrece un alto nivel de transparencia en todos los casos de uso. Además, Casebase es actualmente la única herramienta del mercado que ofrece una visión general de los progresos realizados en la aplicación de la estrategia corporativa.  

Una desventaja es que, debido al enfoque generalizador, la solución no es adecuada para empresas muy especializadas, ya que no se pueden cubrir todos los casos especiales ni todos los escenarios de uso. No obstante, Casebase puede ofrecer una ventaja significativa en el desarrollo empresarial, sobre todo en empresas técnicamente no totalmente digitalizadas. 
 
Las ventajas: 

• Creación y edición sencillas de casos de uso 
• Priorización y selección eficaces de casos de uso individuales 
• Hoja de ruta digital para una mayor transparencia en todos los ámbitos 
• Proporciona información exhaustiva sobre el progreso de la estrategia corporativa 
• Paneles de control y KPI 

Desventajas: 

• Demasiado generalizado para empresas muy especializadas 

HYPE - Herramienta multifunción con altura de entrada libre 

 
La herramienta de casos prácticosHYPE ofrece una enorme variedad de funciones. La herramienta ha sido desarrollada por una empresa alemana y se centra principalmente en las áreas de gestión de la innovación y adquisición. Esta herramienta profesional está especialmente indicada para empresas que necesitan funciones muy amplias.  

En conjunto, HYPE ofrece muchos servicios diferentes en el campo de la consultoría de innovación. De este modo, permite obtener ventajas considerables, especialmente en el desarrollo empresarial.  

Sin embargo, la variedad de funciones es demasiado grande para la mayoría de las empresas, lo que hace que la herramienta de casos de uso resulte confusa. Además, familiarizarse con la solución es más difícil que con muchos productos de la competencia, lo que dificulta la nueva integración. Sin embargo, si las empresas tienen esta necesidad funcional, apenas hay un área que HYPE no pueda cubrir. 
 
Ventajas: 

• Amplia gama de funciones 
• Diversas ofertas en el ámbito de la consultoría de innovación 
• División del software en diferentes áreas 

Las desventajas: 

• Poca atención a los datos y a los procesos de IA 
• La gran variedad de funciones hace que la herramienta resulte confusa 
• Falta de interfaces, lo que dificulta mucho la integración 

productboard - Herramienta de casos de uso para equipos de producto 

 
La herramienta de casos prácticostablero de productos de California es una herramienta consolidada en el mercado. La solución se centra principalmente en las áreas de planificación y priorización del desarrollo. La herramienta es especialmente adecuada para equipos de desarrollo.  

Las ventajas son la facilidad de uso y las escasas barreras de entrada. Las funciones de la herramienta son muy buenas y están específicamente seleccionadas, por lo que se puede cubrir una gran parte de las necesidades, sobre todo en el segmento de los casos de uso.  

Una desventaja es que las interfaces están desarrolladas para el mercado anglófono. La integración con las herramientas alemanas existentes puede resultar difícil. 

Las ventajas: 

• Gran facilidad de uso  
• Buena gama de funciones integradas  

Las desventajas: 

• El ámbito funcional corresponde más a una herramienta de gestión de proyectos como Jira 
• Se centra más en los equipos de producto y sus innovaciones 

Conclusión: más flexibilidad con la herramienta de casos de uso adecuada  

En el futuro, el uso de una herramienta de casos de uso será indispensable para la mayoría de las empresas del mercado, independientemente del sector en el que operen. Sin embargo, es importante elegir la solución que se adapte a la estructura y los requisitos de la empresa.  

Las empresas que cubren ámbitos de actuación muy especializados obtendrán mejores resultados con una herramienta más compleja.

Un sistema de este tipo es poco útil en una empresa poco digitalizada. En este caso, un proveedor como Casebase sería sin duda la mejor opción, ya que esta solución cubre principalmente problemas generalizados. La ventaja de Casebase es que ofrece una mejor accesibilidad para la mayoría de las empresas. Además, el claro enfoque en los datos y los procesos de desarrollo de IA pueden simplificar significativamente el trabajo.