Wie können Unternehmen Digitalisierungsprojekte erfolgreich umsetzen? Wie gelingt es, Wissen zu bündeln und Innovationen voranzutreiben? Use Case Tools sind ein effektives Werkzeug, um den Überblick zu behalten und zukunftsweisende Ideen umzusetzen. Für Unternehmen ab einer gewissen Größe ist solch ein System daher fast unumgänglich. Wir zeigen, welche Möglichkeiten ein Use Case Tool bietet und in welchen Punkten sich die Anbieter unterscheiden.

Die Herausforderung – fehlende Struktur zur Entwicklung von Use Cases 

 
Ein Use Case Tool ist ein digitales Werkzeug, das bei der Erstellung, Bewertung und Analyse von Use Cases entlastet. Denn vielen Unternehmen fällt es schwer, aus einer Produktidee richtige Daten und KI Entwicklungskonzepte zu formulieren. 

Diese liegt zum einen an einer fehlenden einheitlichen Struktur. Viele Unternehmen haben noch keine Prozesse zur Entwicklung von Use Cases definiert. Mit Hilfe eines Use Case Tools können Strukturen geschaffen werden, die klare Abläufe vorgeben. Zudem erleichtert es auch die Gewichtung der Ideen, um festzulegen, mit welcher Priorisierung die Use Cases vorangetrieben werden und worauf Ressourcen verwendet werden sollten.  

Zum anderen existieren in vielen Firmen Datensilos. Das bedeutet, dass die zur Entwicklung der Use Cases notwendigen Informationen über viele Systeme verteilt sind. Diese müssen also aufwändig zusammengetragen werden und stehen nicht zentral zur Verfügung.

Mit Use Case Tools zentral von Ideen profitieren 

 
All diese Probleme löst ein Use Case Tool. Es bietet Transparenz über die verschiedenen Anwendungsfälle in ihrem aktuellen Entwicklungszustand. Außerdem ermöglicht die Lösung es, diese zu bewerten und priorisieren.  

Ein solches Werkzeug ist unter anderem für die Führungsebene wichtig, um ein besseres Gefühl für den digitalen Reifegrad des Unternehmens zu bekommen. 

Ein weiterer Vorteil ist die direkte Integration mit anderen Software-Lösungen. Dadurch stehen die notwendigen Informationen schnell zur Verfügung.  

Zudem profitieren Unternehmen von den einfachen und übersichtlichen Strukturen und der nutzerfreundlichen Zugänglichkeit. Somit können alle Mitarbeiter im Unternehmen einen Use Case einreichen und diesen auch bearbeiten. Das senkt die Hemmschwellen und sorgt dafür, dass das Wissen und die Ideen aller Mitarbeiter abgerufen werden können.

Voraussetzungen für den Erfolg von Use Case Tools 

Use Case Tools bieten also viele Vorteile bei der Entwicklung von Anwendungsfällen. Wird die Lösung jedoch nicht unter den richtigen Voraussetzungen innerhalb der Organisation genutzt, kann sie sich negativ auf die Performance auswirken. Zu den notwendigen Bedingungen gehört beispielsweise: 

• Schulung der Anwender – wenn die Nutzer entsprechend im Umgang mit dem Tool und zum Entwicklungsprozess geschult werden, können Verzögerungen im Projektverlauf verhindert werden und die Zufriedenheit der Endkunden steigt. 
• Nutzung strukturierter Entwicklungsmethoden – Teams mit klaren Prozessen profitieren von Use Case Tools, während Projektgruppen mit weniger geordneten Abläufen auf Probleme stoßen. 
• Widerstand der Belegschaft verhindern – manche Mitarbeiter verweigern aufgrund von Bedenken die Nutzung des Use Case Tools. Beispielsweise wird aufgrund des guten Knowhows ein Tool zur Entwicklung von Use Cases als überflüssig angesehen. Andere Mitarbeiter haben die Befürchtung, dass eine solche Lösung womöglich ihre Position bedroht und sie ersetzen wird. Daher ist es wichtig, diese Bedenken von Beginn an zu adressieren und die Mitarbeiter durch Change Management bei der Software-Einführung zu beteiligen.  

Eine weitere Hürde bei der Einführung eines Use Case Tools können die Kosten sein. Je nach Anbieter unterscheiden sich die Preise, jedoch kommen auch Aufwände für Schulungen sowie Wartungen hinzu. Daher ist es sinnvoll, vor der Implementierung eines Use Case Tools die Kosten den voraussichtlichen Vorteilen und Gewinnen gegenüberzustellen. 

Verschiedene Use Case Tools im Überblick 

 
Die Anzahl der Use Case Tools auf dem Markt ist aktuell noch überschaubar. Allerdings verschwimmt häufig die Trennlinie zu anderen Lösungen wie beispielsweise Innovationssoftware. Daher sollen nachfolgend drei Use Case Tools exemplarisch aufgeführt werden. 
 

Es ist wichtig, sich für eine Lösung zu entscheiden, die dem Unternehmen die benötigten Funktionen bietet. Daher empfehlen wir vor der Auswahl eines Tools, die individuellen Bedürfnisse zu definieren.  

Casebase – hohe Effizienz dank AI-Kompetenz 

Casebase ist eine deutsche Innovationsmanagement-Plattform, welche vor allem die Entwicklung von Anwendungsfällen entlang der Daten- und KI-Entwicklungsprozesse in den Mittelpunkt stellt. Dank dem geringen Lernaufwand und der intuitiven Steuerung ist es effektiv möglich, jeden Mitarbeiter in die Erstellung und Entwicklung von Use Cases einzubinden.  

Der Fokus der Software liegt klar im Bereich Innovationsmanagement. Sie bietet eine hohe Transparenz über alle Anwendungsfälle. Außerdem ist Casebase aktuell das einzige Tool auf dem Markt, das einen Überblick über den Fortschritt bei der Umsetzung der Unternehmensstrategie gibt.  

Nachteilig ist zu nennen, dass aufgrund des generalisierenden Ansatzes die Lösung nicht für hoch spezialisierte Unternehmen in Frage kommt, da nicht alle Spezialfälle und alle Nutzungsszenarien abgedeckt werden können. Allerdings kann Casebase primär in technisch nicht vollständig digitalisierten Unternehmen einen erheblichen Vorteil in der Unternehmensentwicklung bieten. 
 
Die Vorteile: 

• Einfache Erstellung und Bearbeitung von Use Cases 
• Effektive Priorisierung und Auswahl der einzelnen Use Cases 
• Digitale Roadmap für mehr Transparenz in allen Bereichen 
• Gibt umfassend Auskunft über den Fortschritt der Unternehmensstrategie 
• Monitoring und KPI-Dashboards 

Nachteile: 

• Zu generalisiert für hoch spezialisierte Unternehmen 

HYPE – Multifunktionstool mit deutlicher Einstiegshöhe 

 
Das Use Case Tool HYPE bietet eine enorme Bandbreite an Funktionen. Das Tool wurde von einem deutschen Unternehmen entwickelt und fokussiert sich vor allem auf die Bereiche Innovations-Management und Akquisition. Das professionelle Werkzeug bietet sich vor allem für den Einsatz in Unternehmen an, welches die umfangreichen Funktionen benötigt.  

Insgesamt bietet HYPE sehr viele unterschiedliche Angebote im Bereich Innovation-Consulting. Es ermöglicht somit vor allem bei der Unternehmensentwicklung erhebliche Vorteile.  

Allerdings ist die Vielfalt an Features für die meisten Unternehmen zu groß, was das Use Case Tool unübersichtlich macht. Zudem fällt die Einarbeitung in die Lösung schwerer als bei vielen Konkurrenzprodukten, was die Neuintegration schwieriger macht. Wenn Unternehmen allerdings diesen Funktionsbedarf haben, gibt es kaum einen Bereich, den HYPE nicht abdecken kann. 
 
Vorteile: 

• Große Bandbreite an Funktionen 
• Diverse Angebote im Bereich Innovation-Consulting 
• Einteilung der Software in verschiedene Bereiche 

Die Nachteile: 

• Geringe Fokussierung auf Daten- und KI-Prozesse 
• Hoher Funktionsumfang macht das Tool unübersichtlich 
• Fehlende Schnittstellen, die eine Integration nur sehr schwer ermöglichen 

productboard - Use Case Tool für Produktteams 

 
Das Use Case Tool productboard aus Kalifornien ist ein etabliertes Werkzeug auf dem Markt. Der Fokus der Lösung liegt vor allem in den Bereichen Roadmapping und Priorisierung in der Entwicklung. Das Tool ist insbesondere für Entwicklungsteams geeignet.  

Vorteilhaft sind hierbei die Nutzerfreundlichkeit und die geringen Einstiegshürden. Die Funktionen des Tools sind dabei sehr gut und gezielt ausgewählt, sodass sich vor allem im Use Case Segment ein Großteil der Bedürfnisse abdecken lässt.  

Ein Nachteil ist, dass die Schnittstellen für den englischsprachigen Markt entwickelt werden. Die Integration mit den vorhandenen deutschen Tools kann sich als schwierig erweisen. 

Die Vorteile: 

• Hohe Benutzerfreundlichkeit  
• Gute Auswahl an integrierten Funktionen  

Die Nachteile: 

• Funktionsumfang entspricht eher einem Projektmanagementtool wie z.B. Jira 
• Fokussiert sich stärker auf Produktteams und auf deren Innovationen 

Fazit: Mehr Flexibilität mit dem richtigen Use Case Tool  

Ein Use Case Tool zu nutzen, wird in Zukunft für die meisten Unternehmen auf dem Markt, ganz unabhängig von der Branche, in der sie tätig sind, unabdingbar sein. Allerdings ist es wichtig, sich für die Lösung zu entscheiden, welche zur Unternehmensstruktur und zu den eigenen Anforderungen passt.  

Unternehmen, die hoch spezialisierte Einsatzbereiche abdecken, werden mit einem komplexeren Tool besser zurechtkommen.

Ein solches System hat in einem wenig digitalisierten Unternehmen nur einen geringen Nutzen. Hier wäre ein Anbieter wie Casebase sicherlich die bessere Wahl, da diese Lösung vor allem generalisierte Probleme abdeckt. Der Vorteil von Casebase ist, dass es für die meisten Unternehmen die bessere Zugänglichkeit bietet. Zudem kann die klare Fokussierung auf die Daten- und KI-Entwicklungsprozesse die Arbeit deutlich vereinfachen.